Que doit contenir une réservation de location ?
Une bonne réservation dit exactement ce qui est loué, à qui, pour quelle période et à quelles conditions. Voici les champs essentiels que chaque réservation devrait comporter et ce qu'il faut vérifier à la remise.
Réponse courte
- Le matériel, l'engin ou le local réservé, avec sa description et le site où il se trouve.
- Le client, avec ses coordonnées de base.
- La période exacte, avec la date et l'heure de début et de fin.
- Le lieu et le moment de la remise et du retour.
- La caution versée et l'état du matériel ou du local consigné à la remise.
Les champs essentiels d'une réservation
Ce que doit contenir une réservation de location
| Champ | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Bien loué | Désignation, description et site du matériel, de l'engin ou du local |
| Client | Nom et coordonnées de base |
| Période | Date et heure de début et de fin |
| Remise | Lieu, date et heure de la remise |
| Retour | Lieu et échéance du retour |
| Caution | Montant versé et conditions de restitution |
Ce qu'il faut vérifier à la remise (en bref)
- La réservation indique la période exacte, et le matériel ou le local est le bon, conforme à sa description dans l'inventaire.
- L'état du matériel à la remise est noté dans la réservation, avant que le client ne parte avec.
- La caution versée est inscrite dans la réservation, avec son montant et ses conditions de restitution.
- Le bien est marqué comme remis, pour ne pas apparaître comme disponible pour une autre réservation.
Erreurs fréquentes
- Laisser la période ou le lieu de remise flous, puis ne plus savoir ce que vous avez promis.
- Omettre l'état du matériel à la remise et ne pas pouvoir prouver dans quel état il est parti.
- Ne pas noter la caution ni les conditions de restitution, source de la plupart des litiges.
Comment 4rentify vous aide
- Des réservations avec tous les champs essentiels, renseignés une fois et vérifiés à la remise.
- Les périodes réservées apparaissent dans la vérification de disponibilité de chaque matériel ou local.
- La caution et l'état du matériel sont conservés dans la réservation, avec le client.